WooCommerce PDF Facturen Maken en Versturen met WordPress

WooCommerce PDF Facturen Maken en Versturen met WordPress

Je wilt graag PDF facturen maken en versturen op je WooCommerce webshop. Je weet alleen niet hoe je dit op de juiste manier kunt doen. In dit artikel neem ik je stap voor stap mee hoe je PDF Facturen kunt maken en automatisch kunt versturen met WordPress.

Standaard heeft WordPress geen PDF facturen. Je zult dus gebruik moeten maken van een plugin. In deze tutorial bespreek ik twee plugins. Namelijk een gratis plugin en een betaalde versie, de Pro variant van de gratis plugin. 

Wanneer je graag gebruik maakt van de gratis plugin lees dan hieronder verder, wil je liever direct de betaalde plugin gebruiken, klik dan hier

Het is mogelijk om het installatie proces van de WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips plugin in video te bekijken of hieronder in tekst.

(Vergeet je niet te abonneren op mijn Youtube kanaal)

Gratis WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

  1. Log in op je WordPress Dashboard van je WooCommerce webshop
  2. Klik vervolgens in het linkermenu op Plugins > Nieuwe plugin
  3. Zoek in het zoekvenster naar: WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
  4. Zoek de plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips en klik op Nu installeren.
  5. Klik vervolgens op Activeren.
WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips installeren
WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips installeren

Na het installatie proces wordt er automatisch een extra menu item toegevoegd aan het linkermenu. Je kunt het menu item terug vinden onder WooCommerce > PDF facturen.

Vanaf nu worden er automatisch PDF facturen toegevoegd aan de bevestigingsmail van de bestellingen die worden verstuurd naar je klanten.

De gratis plugin bevat een basis PDF template voor de facturen. Je kunt dit template aanpassen met de Pro versie van de plugin in combinatie met de WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips Premium Templates.

De Premium variant van de WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips heeft extra mogelijkheden:

  • E-mailen, afdrukken en downloaden van PDF Creditnota’s & Proforma-facturen.
  • Geef aangepaste titels en bestandsnamen aan het PDF-factuur.
  • Stuur e-mailmeldingen voor bestellingen (met of zonder PDF-documenten) naar specifieke e-mailadressen bij specifieke bestel statussen.
  • Exporteer PDF-documenten in bulk op datum bereik + status.
  • Voeg maximaal 3 extra statische bestanden (bijvoorbeeld een document met voorwaarden en bepalingen) toe aan de WooCommerce-e-mails
  • Gebruik afzonderlijke nummeringsystemen en / of notatie voor proforma-facturen en creditnota’s of gebruik het hoofd factuur nummeringssysteem
  • Pas de verzend- en factuuradres indeling aan met extra aangepaste velden, lettergroottes enz. Zonder dat u een aangepaste sjabloon hoeft te maken.
  • Gebruik de plug-in in meertalige WPML- en Polylang-instellingen
  • Bewaar alle facturen handig in uw Dropbox.

Voor onze webshop Emmathee.nl gebruiken we de Premium plugin en de Premium Templates plugin.

Je kunt de twee premium plugins alleen gebruiken wanneer je ook de gratis plugin hebt geïnstalleerd op je webshop.

Premium en Professional plugin WooCommerce PDF Invoices

WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips Professional (€)

De betaalde plugin installeer je op precies dezelfde manier als de gratis variant op je webshop. Het enigste verschil is dat je de plugin niet opzoekt in het zoekvenster, maar dat je direct klikt op de button: Plugin uploaden.

  1. Log in op je WordPress Dashboard van je WooCommerce webshop
  2. Klik vervolgens op het linkermenu op Plugins > Nieuwe plugin
  3. Klik vervolgens bovenaan op de button: Plugin uploaden.
  4. Zoek het ZIP bestand WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips Professional op je computer en klik op Nu installeren.
  5. Klik vervolgens op Activeren.

Doe dit ook voor de Premium Templates plugin. Op deze manier maak je optimaal gebruik van de plugin van al zijn functies.

Algemene instellingen PDF facturen

Nadat je alle plugins hebt geïnstalleerd kun je starten met het aanpassen van de instellingen van de plugin. We beginnen met de algemene instellingen.

Hoe wil je de PDF bekijken?

Je hebt twee mogelijkheden, namelijk:

  • Download de PDF
  • Open de PDF in een nieuwe browser tabblad of venster

Zelf maken wij gebruik van de optie: Open de PDF in een nieuwe browser tabblad. We doen dit, omdat niet elke klant direct de factuur wilt downloaden.

Kies een template

Kies een template voor je WooCommerce Factuur

We maken gebruik van het “modern” template in papierformaat A4. Dat is een van de twee templates die horen bij de Premium Template plugin.

Shop header, shop naam en overige standaard instellingen toevoegen

Voeg vervolgens, een shop header toe aan je PDF. Je kunt hiervoor het beste je logo van je webshop gebruiken. Daarna kun je een shop naam, shop adres, voettekst met algemene voorwaarden en retourbeleid toevoegen.

Je kunt er ook voor kiezen om gebruik te maken van de extra templatevelden. Deze worden weergegeven wanneer je gebruik maakt van bijvoorbeeld het Premium Template.

Op Emmathee.nl maken wij gebruik van de Extra templatevelden van de Modern template.

Extra templatevelden PDF facturen
Extra templatevelden WooCommerce PDF Facturen

Document instellingen van je factuur, pakbon, pro-forma en creditnota

Document instellingen van factuur, pakbon, pro-forma factuur en creditnota

Als je de plugin hebt geïnstalleerd krijg je naast de facturen ook de mogelijkheid om pakbonnen te maken en Pro-Forma facturen en creditnota’s bij de betaalde variant.

Hier kun je per document instellen of je deze wilt inschakelen of wilt uitschakelen.

Bij de instellingen kun je vervolgens de volgende instellingen bepalen:

  • Titel van het document
  • PDF bestandsnaam
  • Kiezen waar je de bijlage wilt toevoegen
  • Statussen selecteren welke je wilt uitschakelen
  • Kiezen of je een verzendadres wilt weergeven
  • Kiezen of je een e-mailadres wilt weergeven
  • Kiezen of je een telefoonnummer wilt weergeven
  • Selecteren of je een factuurdatum wilt weergeven
  • Selecteren of je een factuurnummer wilt weergeven
  • De volgorde van je factuurnummers bepalen
  • Het nummer formaat van je facturen
  • Aangeven of je het factuurnummer jaarlijks wilt resetten
  • Selecteren of de facturen in het “Mijn Account” te downloaden zijn
  • Selecteren of je een factuurnummer kolom wilt toevoegen aan je bestellingen overzicht
  • Selecteren of je facturen wilt versturen bij gratis producten
  • Selecteren of je altijd de meest recente instellingen wilt gebruiken van de plugin

Pro instellingen WooCommerce PDF Facturen

Je kunt bij de PRO instellingen drie statische bestanden toevoegen aan de mails die verzonden worden bij een nieuwe bestelling.

PRO instellingen: voeg tot drie statische bestanden toe

Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om altijd je retourbeleid toe te voegen aan een bestelling of bijvoorbeeld je algemene voorwaarden.

  1. Klik op de blauwe button: Stel bestand in.
  2. Zoek en of selecteer een bestand.
  3. Klik op: Stel bestand in.

Het bestand wordt nu automatisch toegevoegd aan de mail die wordt verzonden naar de klant. In het overzicht bij “Als bijlage toevoegen aan”, kun je opgeven bij welke e-mails de statische bestanden toegevoegd moeten worden.

Bij de pro-instellingen kun je ook adres aanpassingen doen. Je kunt de manier waarop het verzend- en factuuradres wordt opgemaakt overschijven in de PDF documenten.

Shortcodes voor adres aanpassingen op je facturen

Dit doe je door gebruik te maken van de shortcodes en deze toe te voegen aan de factuuradres en verzendadres velden. Zelf maken we hier geen gebruik van bij de facturen van Emmathee.nl

Exporteer alle PDF facturen

Met de Bulk export kun je facturen, pakbonnen, pro-forma’s en creditnota’s met één druk op knop exporteren in een ZIP-bestand.

Facturen downloaden in ZIP-bestand

Je geeft de “Van” datum op tot de automatische “Tot” datum, of je past de “Tot” datum aan. Selecteer de Filter op status en je kiest of je alleen bestaande documenten wilt downloaden en of gratis bestellingen wilt overslaan.

Vervolgens klik je op de blauwe button ZIP downloaden en je ontvangt binnen enkele seconden een ZIP-bestand op je computer.

Facturen automatisch opslaan op Dropbox

Wanneer je wilt dat je facturen ook automatisch op een externe locatie worden opgeslagen kun je de Dropbox instellingen inschakelen.

Facturen opslaan in Dropbox

Automatisch worden je PDF facturen, pakbonnen, pro-forma’s en creditnota’s dan opgeslagen in een specifieke doelmap op dropbox.

Je kunt zelfs de plugin de opdracht geven om de documenten te organiseren in mappen per jaar en maand.

Template Customizer

Met de WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips Premium Templates kun je zelf je documenten opmaken.

Je kunt de kolommen aanpassen, totalen aanpassen en custom blokken toevoegen. Voor Emma Thee hebben we gebruik gemaakt van de Customizer bij Facturen. De facturen gebruiken we namelijk alleen actief op onze webshop.

Zo kiezen wij ervoor om een afbeelding van de producten weer te geven op de facturen, dit zorgt voor meer beleving en komt naar ons idee net wat professioneler over.

Voeg een nieuwe kolom toe aan je PDF Facturen

Bekijk onze factuur welke wij gebruiken op Emmathee.nl

Premium uitbreidingen

Wanneer je nog meer functies wilt toevoegen aan je WooCommerce PDF Facturen plugin kun je ook twee premium uitbreidingen toevoegen.

Namelijk de plugin die ervoor zorgt dat er automatisch betalingsherinneringen worden verstuurd naar je klanten. En de plugin die ervoor zorgt dat de nieuwe factuur orders en of pakbonnen automatisch worden verstuurd naar je printer, zodra een klant een bestelling plaatst.

WooCommerce Smart Reminder Emails

Deze plugin verstuurt volledig automatisch betalingsherinneringen naar klanten. Je kunt exacte vereisten instellen voor het versturen van de betaalherinneringen.

WooCommerce Print Orders

Wanneer je gebruik maakt van deze plugin hoef je nooit meer in te loggen op je WordPress webshop. De facturen en pakbonnen worden namelijk automatisch naar je printer gestuurd zonder dat je deze handmatig hoeft af te drukken.

De plugin maakt gebruik van Google Cloud Print. Het enigste wat je moet doen is je printer te connectten met de Google Cloud Print, installeer daarna de plugin en je bent klaar om facturen automatisch te printen.

Deze twee premium plugins gebruiken wij nog niet op onze webshop emmathee.nl, maar de kans is groot dat we ze in de toekomst wel gaan gebruiken.

Wanneer we deze plugins gebruiken zullen we daar ook een uitgebreid artikel over publiceren op onze website.

10 reacties op “WooCommerce PDF Facturen Maken en Versturen met WordPress

  1. Michael zegt:

    Hoi Maarten,

    Dank je wel voor je informatie! Je voorbeeld ziet er mooi uit dit is alleen niet realiseerbaar met de normale standaard instellingen van deze plugin. Er moet ook nog wel wat programmering plaats vinden. Het logo staat namelijk niet standaard uitgelijnd in het midden maar aan de linkerkant en de tekst in je footer staat verdeeld over de drie velden maar ook daar is er geen makkelijk manier om dit te corrigeren zodat het weergegeven wordt zoals in jouw voorbeeld.

    • Maarten zegt:

      Beste Michael, bedankt voor je reactie! Het klopt inderdaad wat je schrijft het is alleen makkelijk mogelijk om het met de PRO versie van de plugin in te stellen. Wanneer je dan ook graag hetzelfde wilt als Emmathee.nl dan raad ik het aan om de PRO versie te kopen en anders ‘tevreden zijn’ met de standaard mogelijkheden van de plugin. Normaal gezien is dit geen enkel probleem. De standaard versie is namelijk ook prima! Succes met je webshop!

  2. Rene zegt:

    Dag Maarten, precies wat ik bedoel, alles werk en ziet er netjes uit, factuur ook aangepast aan eigen huisstijl. Echter komt er geen mail aan bij klant, wat ik ook probeer of verander, ik zal best hier of daar iets over het hoofd zien maar ben er nu al ruim een dag mee bezig, heb je wat tipos waar ik daar naar kijken kan?

    Zou het aan mijn Thema DIVI kunnen liggen?

    Ik hoor graag je reactie, gr René

    • Maarten zegt:

      Hi René, Bedankt voor je reactie. Normaal gezien ligt dit niet aan het thema DIVI, maar ligt het aan de instellingen van je hosting.Wij hebben dit opgelost met een aparte WP-Mail-SMTP server, plugin: https://nl.wordpress.org/plugins/wp-mail-smtp/We hebben deze instellingen ingesteld met de Google/Gmail settings in combinatie met Google Gsuite/WorkspaceNormaal gezien moet dat het probleem oplossen. Mocht je er niet uitkomen, mail gerust! Succes met je website.

  3. Joost Luitse zegt:

    Maarten ik heb een vraag. Hoe heb jij er voor gezorgd dat hij binnen Woocommerce als er een bestelling is gedaan en deze is betaald via ideal. De klant automatisch een mail krijgt. Ik krijg dit nergens voor elkaar.

    • Maarten zegt:

      Hi Joost, bedankt voor je mail. Normaal gezien staat dit standaard aan bij WooCommerce > Instellingen > Emails > “bestelling in behandeling en/of bestelling afgerond”. Deze kun je aanzetten naar de klant toe. De mail wordt dan 100% automatisch verzonden. Het kan alleen zijn dat je website geen mails meer kan versturen, omdat ze bv als SPAM worden gemarkeerd. Dan raad ik het aan om gebruik te maken van de WP-Mail-SMTP plugin. Deze hebben wij ingesteld in combinatie met Google Suite/Workspace. Mocht je hulp nodig hebben, mail ons gerust! Succes met je website!

    • Maarten zegt:

      Hi Franka, Bedankt voor je reactie. Goede vraag. Dat zit niet ‘standaard’ in de plugin.
      Ik doe het altijd met een bestaande order, deze elke keer opnieuw openen in de backend en dan zie je de aanpassingen.
      Succes!

  4. Mike zegt:

    Bij ons komt het soms voor dat deze plugin de factuurnummers automatisch verandert. (Ik print ze ook uit) dan klopt de factuurnummers in de site niet meer met de uitgeprinte factuurnummers…

    • Maarten zegt:

      Hi Mike, Sorry voor mijn verlate reactie!
      Dat is wel een erg rara bug inderdaad. Dat hij de factuurnummers zelf aanpast.
      De enigste verklaring die ik daar voor kan geven is dat er soms nummers/facturen/orders worden verwijderd. Anders kan het eigenlijk niet gebeuren.
      Ik raad je aan om even contact op te nemen met Ewout, hij werkt bij WP overnight Rotterdams bedrijf. Leg je probleem even bij ze voor wellicht hebben ze een verklaring ervoor.
      Mocht je er dan alsnog niet uitkomen koppel het gerust weer even terug.
      Succes!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.